Caixa de entrada
Abra Caixa de entrada para atender pelo WhatsApp. No computador, a lista fica ao lado do chat. Os dados do contato começam recolhidos para dar mais espaço às mensagens: use Contato no cabeçalho para consultá-los. Em telas menores, o mesmo botão aparece apenas com o ícone de painel e abre uma lateral sobre a conversa. No celular, abra uma conversa e use Voltar para conversas para retornar à lista.
O atendimento ocupa a altura da tela. Como funciona fica junto às abas de conversas e chamadas. Para abrir a busca geral, controlar o expediente ou acessar sua conta, use Ferramentas da conta, no canto superior direito.
- Busque por nome, número ou uma mensagem antiga. Use Não lidas, Minhas, Sem responsável, Aguardando resposta e o filtro Interesse para organizar o atendimento.
- Digite no campo de mensagem. Enter envia; Shift+Enter quebra a linha. O menu de anexos permite imagem, documento e áudio. Uma mensagem com falha mostra Tentar de novo.
- Clique em Responsável no cabeçalho e escolha um membro da equipe. O status da conversa também pode ser alterado ali.
- Clique em Criar tarefa e salve. O contato e o contexto da conversa já ficam preenchidos; a tarefa aparece no quadro de Tarefas.
- Digite / para escolher uma resposta rápida. Gerenciar respostas abre o cadastro de mensagens salvas.
- Use Notas internas para registrar informações da equipe. Essas notas não são enviadas ao contato. Excluir uma nota exige confirmação.
- Abra os detalhes do contato para consultar empresa, etiquetas, interesses, tarefas e histórico. Em Editar interesses, marque um ou mais produtos ou serviços. Números recebidos já têm um registro; Salvar como contato completa o nome e a empresa.
Ctrl/Cmd+K busca conversas nesta tela. As setas navegam na lista e Esc fecha os painéis. A busca global continua disponível pelo botão de busca.
Se aparecer WhatsApp desconectado, abra Conectar WhatsApp. Em Configurações → WhatsApp, siga os passos da conexão ou use Reconectar. WAHA usa QR code; Meta usa as credenciais da conta empresarial. Mensagens fora da janela de atendimento da Meta exigem um modelo aprovado. Os recursos disponíveis dependem do provedor e das permissões do usuário.
Depois de escanear o QR code, aguarde a confirmação: o WhatsApp precisa preparar a sessão e isso pode levar alguns minutos. A janela avisa assim que o código for lido, mostra o andamento e o tempo de espera. Mantenha o celular conectado à internet. Se já escaneou, confira Aparelhos conectados; não é preciso gerar outro código enquanto a confirmação estiver em andamento. Se a verificação terminar sem confirmar, use Verificar novamente para retomar.
Antes de gerar o QR code, escolha se deseja importar todas as conversas recentes ou selecionar os contatos. Ao escolher a seleção manual, os contatos aparecem aos poucos depois que a conexão for confirmada. Use Selecionar todos, Desselecionar todos ou marque cada contato. Somente os escolhidos serão criados em Contatos e exibidos na Caixa de entrada; também é possível concluir sem importar contatos anteriores.
Após conectar, a Caixa de entrada mostra Carregando seus contatos do WhatsApp enquanto as conversas são importadas. Alguns contatos podem aparecer antes dos demais; os skeletons e o aviso permanecem até a carga inicial terminar. Você pode continuar usando o Koda durante esse processo.
Em Configurações → WhatsApp, a opção destrutiva aparece somente enquanto o número está conectado. Desvincular e apagar dados do WhatsApp remove as conversas, mensagens e contatos criados pela importação, preservando contatos que já existiam no CRM.
Permissões e privacidade
Em Configurações → WhatsApp → Acesso às conversas, administradores podem definir a visibilidade por cargo e por usuário. Cada usuário pode herdar a regra do cargo ou receber uma regra própria: nenhuma conversa, apenas as atribuídas a ele ou todas as conversas públicas. O modo “todas” permite atender leads novos antes de atribuir um responsável. Também é possível conceder acesso a uma conversa pública específica para quem usa o modo “atribuídas”.
A lista de contatos pode ser pesquisada por nome ou telefone. Ao selecionar muitos resultados, a ação de tornar públicos ou privados é processada de uma só vez; a confirmação mostra quantas conversas foram atualizadas.
Ao tornar uma conversa privada, ela deixa de aparecer na Caixa de entrada para todos, inclusive administradores. Ela continua no WhatsApp. Um administrador pode torná-la pública novamente na mesma tela; o histórico volta a aparecer na Caixa de entrada.